プライバシーポリシー

特定個人情報保護理念

当社業務で知り得た特定個人情報については、当社の社会的責任として全社を挙げてその保護に取り組んでまいります。そこで、当社の特定個人情報の保護活動を以下のとおり定め、特定個人情報保護方針とします。

第一条 特定個人情報の取得と利用及び提供

当社は個人番号関係事務を処理するために、取得目的を明確にしたうえで、番号法で限定的に明記された目的の範囲内に限り、特定個人情報を取得します。また、特定個人情報の利用及び提供は、番号法で限定的に明記された場合を除き行わず、取得した目的を超えた使用は行いません。

第二条 準拠法等

当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン（事業者編）」その他の規範を遵守いたします。

第三条 特定個人情報の管理と保護

特定個人情報の管理は、厳重に行うこととし、番号法で限定的に明記された場合を除き保管しません。また、保管する場合、特定個人情報に関する漏えい、滅失又はき損を防ぐための適切な予防ならびに是正処置を行います。

第四条 特定個人情報事務取扱、開示・訂正・利用停止への対応

本件に関する取扱・開示・訂正・利用停止への対応部署は、以下になります。

担当窓口：お問い合わせフォームよりお問い合わせください。個人情報管理担当者より、折り返しご連絡いたします。

第五条 特定個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社では、特定個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

特定個人情報の利用目的

株式会社porta gate（以下「弊社」といいます）は、従業者もしくは社外者から特定個人情報をご提供頂く場合はあらかじめその目的を明示させて頂き、同目的の範囲内で利用いたします。特定個人情報をご提供頂いた際に明示した目的の範囲を超えて、従業者もしくは外部者の特定個人情報を利用することはありません。

弊社では特定個人情報を以下のような目的で利用させて頂きます。従業者もしくは外部者にかかる社会保障、税、災害対策を利用目的とします。

• 源泉徴収票作成事務
• 扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書作成事務
• 退職所得に関する申告書作成事務
• 財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
• 健康保険・厚生年金保険届出事務
• 健康保険・厚生年金保険申請・請求事務
• 雇用保険・労災保険届出事務
• 雇用保険・労災保険申請・請求事務
• 雇用保険・労災保険証明書作成事務

特定個人情報の第三者提供に関して

弊社は、従業者もしくは社外者の特定個人情報を、第三者に提供することはありません。

業務委託について

弊社は、正当な利用目的の範囲において、弊社の業務委託先などに社員の特定個人情報を、開示、委託又は提供する場合があります。その際には、弊社と委託先会社又は提携会社間の委託契約や機密保持契約などにおいて、特定個人情報保護に関する契約を締結した上で、特定個人情報の開示、委託又は提供を行います。ただし、提供する特定個人情報は、当該業務の遂行に必要となる最低限のものに限定し、使用範囲もその範囲に限定します。

特定個人情報の事務取扱担当者の明確化について

弊社にて総務部を特定個人情報の事務取扱担当部署と定め、定期的に特定個人情報にかかる教育、内部監査を行います。

制定日 2025年4月1日
株式会社porta gate
代表取締役 福山 諒